SecPro

Distributeur van elektronische beveiligingsproducten.

SecPro is distributeur van beveiligingsproducten, zoals brandmeldsystemen, camerabeveiliging en toegangscontroles. De klantengroep van SecPro bestaat voornamelijk uit installateurs. Het bedrijf heeft een breed productassortiment van enkele duizenden artikelen. Dit assortiment wordt naar de klant gecommuniceerd door middel van één Nederlandstalige catalogus. Deze catalogus werd tot voor kort handmatig en intern geproduceerd. Deze handmatige opmaak was een arbeidsintensief proces. Het kostte medewerkers van SecPro een half jaar om de catalogus te produceren. Tijd die hierdoor niet voor andere werkzaamheden gebruikt kon worden.

SecPro besloot op zoek te gaan naar een efficiëntere oplossing. Deze oplossing moest gemakkelijk passen binnen de huidige structuur van het bedrijf. Uiteindelijk koos SecPro voor de software van Guidance. Dit deden ze op basis van de goede referenties op de website en de positieve ervaring met het verkoopteam.

Knelpunten:

Het kostte veel tijd om de catalogus handmatig te produceren;
De medewerkers die de catalogus produceerden hadden hierdoor minder tijd voor andere werkzaamheden;
SecPro was veel geld kwijt aan deze manier van werken;
Door de handmatige opmaak waren de publicaties van SecPro niet altijd even uniform in hun vormgeving.

Oplossingen + producten

Guidance leverde SecPro Catalogger. Met dit softwarepakket produceert en publiceert SecPro voortaan volledig geautomatiseerd haar catalogus. Guidance verzorgde daarnaast het ontwerp van de productpagina's, richtte de conversieroute voor de bestanden in en zorgde voor een automatisch generatieproces van de catalogus naar InDesign. Daarbij leidde Guidance medewerkers van SecPro op in het zelfstandig gebruik van de applicatie en installeerde Guidance de software bij SecPro. Het productieproces van de catalogus van SecPro verloopt nu als volgt: het boekhoudpakket Multivers creëert een exportbestand van de productdatabase. Dit bestand wordt geïmporteerd in Catalogger. Door Catalogger worden de gegevens omgezet naar een leesbaar bestand voor Adobe InDesign. In InDesign voegt SecPro eventuele extra pagina's, en de door hen zelf ontworpen kaft en rug toe aan de catalogus.

Inmiddels is de eerste door Catalogger gegenereerde catalogus opgeleverd. De lay-out heeft een frisse uitstraling gekregen en ziet er overzichtelijk uit. Alle producten zijn duidelijk terug te vinden in de index. De catalogus beschikt maar liefst over 332 pagina's en heeft een dikte van 1,8 centimeter. SecPro krijgt veel complimenten over de catalogus. Klanten vinden deze erg mooi, vernieuwend en overzichtelijk. Ook bladert hij gemakkelijk door en staan alle producten duidelijk aangegeven. De verspreiding van de catalogus gaat in speciale doosjes per post en via uitlevering door vertegenwoordigers. Ook is er de mogelijkheid om via de website de catalogus aan te vragen. Vanwege de enorme tijdbesparing die Catalogger oplevert zullen er in de toekomst meer publicaties mee worden geproduceerd.

Met behulp van Guidance software werden voor SecPro de volgende oplossingen gerealiseerd:

Met de Catalogger-software wordt de catalogus automatisch gegenereerd vanuit een bestaande database;
Er is een conversieroute van het automatische generatieproces van database naar catalogus ingericht;
Medewerkers van SecPro gebruiken zelfstandig de bij hen geïnstalleerde Catalogger-software.

Producten:

De Nederlandstalige catalogus;
Toekomstige (deel)publicaties.

Behaalde voordelen

Door gebruik te maken van Guidance oplossingen behaalde SecPro de volgende voordelen:

Na het automatisch genereren van de catalogus is dit één helder bestand wat niet meer hoeft te worden nagekeken;
De catalogi zijn consistent vormgegeven en hebben een herkenbare SecPro-identiteit;
Het aantal uit te voeren handelingen tijdens het proces is minimaal, waardoor de kans op fouten miniem is;
Een aanzienlijke tijdsbesparing op het productieproces van de catalogus.

Reactie SecPro:

"Het werken met de software van Guidance is voor ons een zeer positieve ervaring. Tot voor kort was het produceren van onze catalogus een ingewikkeld proces waarbij veel mensen betrokken waren. Door onze samenwerking met Guidance is dit proces sterk vereenvoudigd. Er zijn nu een stuk minder handelingen nodig en dit beperkt de kans op fouten. De drukker vond het aangeleverde bestand zelfs helemaal perfect. Dankzij Catalogger hebben we dit goede resultaat weten te behalen. Het programma werkt uitstekend en wij zijn hier dan ook erg tevreden mee. Uiteindelijk hebben we niet veel tijd besteed aan het uitbrengen van de nieuwe catalogus. Het proces was een leuke ervaring. In april hebben we de training gehad bij Guidance. Hierna zijn we begonnen met de productie van de catalogus. En deze is begin juli uitgebracht op de markt. Al met al verliep de samenwerking met Guidance prettig. Catalogger draait prima en levert uitstekend werk op."

Portfolio