OCS Recreatie B.V.

Leverancier van caravan- en camperaccessoires.

OCS Recreatie Groothandel B.V. is meer dan 45 jaar toonaangevend leverancier van caravan- en camperaccessoires. Zij leveren 6000 verschillende artikelen, van zonnepanelen tot scharniertjes. Snelle levering (binnen 24 uur) en een goede service staan hoog in het vaandel. OCS doet meer dan alleen producten verkopen, zij adviseren hun klanten ook met een inrichtingsplan en stellen presentatieproducten beschikbaar. OCS levert uitsluitend aan de vakhandel.

Situatie voor Guidance

OCS had in 2009 een website welke voor het grootste deel door een extern bedrijf onderhouden werd. OCS zelf onderhield alleen de tekstuele content.

Daarnaast bracht OCS ook al een catalogus uit. Deze catalogus werd alleen in het najaar uitgegeven omdat er in het hoogseizoen niet genoeg tijd was om de data voor de catalogus te beheren. De gebruikte software was niet gebruiksvriendelijk en kostte OCS daarom te veel tijd.

Guidance workshop

Enkele jaren geleden kreeg OCS een uitnodiging van Guidance om een workshop van onze software bij te wonen. Carla Bruggink (directeur OCS) heeft toen onze contactgegevens goed bewaard omdat de mogelijkheid om vanuit één database te kunnen publiceren haar heel erg aansprak. Toen de tijd rijp was om over te schakelen naar een andere manier van werken heeft ze ook nog andere leveranciers gesproken, maar Guidance stak er wat haar betreft met kop en schouders bovenuit.

Knelpunten:

• Software voor catalogus was niet gebruiksvriendelijk;
• Catalogus kon door tijdnood enkel in najaar uitgegeven worden (pas ná het hoogseizoen);
• Navigeren op website was lastig;
• Bestellen kon enkel met kennis van artikelnummers;
• Onderhoud website werd voor het grootste deel uitbesteed, waardoor er flexibiliteit verloren ging.

Wensen:

• Internet én papieren publicatie vanuit één database;
• Gebruiksvriendelijke software;
• Goede assortimentsstructuur, zodat de klanten gemakkelijk kunnen navigeren;
• Koppeling naar eigen ERP systeem;
• Op ieder moment van het jaar kunnen publiceren;
• Website altijd up to date.

Oplossingen + producten

OCS heeft gekozen voor Catalogger en Stentor voor het beheer van het assortiment, het publiceren van de papieren catalogus en de website.

Catalogus (papieren publicatie)

Guidance is begonnen met de papieren publicatie. Hiervoor is de data uit het ERP systeem Navision geconverteerd naar Excel-bestanden en in Catalogger geplaatst. Op deze manier was de catalogus al voor 80 à 90% gevuld, OCS diende de catalogus alleen nog aan te vullen met nieuwe artikelen en nieuwsitems. Er zijn lay-outs gemaakt op basis van de huisstijl van OCS. De catalogus is gemaakt met een combinatie van Catalogger en Adobe FrameMaker. Voor ieder hoofdstuk wordt er gebruik gemaakt van een andere kleur.

Website

Na de papieren publicatie is Guidance ook aan de slag gegaan met de website. Het ontwerp van de website sluit qua kleur en vormgeving aan op de papieren catalogus. Hier verwijzen de gekleurde bolletjes bij de menu-items naar de hoofdstukkleuren uit de catalogus. Op de website wordt genavigeerd via afbeeldingen, de structuur van het assortimentsgedeelte van de website komt overeen met de structuur in de papieren catalogus. Vooral de manier van navigeren met afbeeldingen en zoeken is een duidelijke verbetering ten opzichte van de voormalige website. Voorheen kon men enkel bestellen als men het artikelnummer van het gewenste product wist.

Op de nieuwe website kunnen dealers inloggen en vervolgens krijgen zij naast de brutoprijs, ook voor hen specifieke prijsinformatie te zien. Er is een controle in de site ingebouwd die nagaat of het gewenste aantal artikelen wel een meervoud is van de verpakkingseenheid. Indien dit niet het geval is wordt er een melding getoond en kan er niet besteld worden tot het gewenste aantal is aangepast. Alle informatie is 24 uur per dag, 7 dagen per week beschikbaar voor de klanten van OCS.